Χρησιμοποιήστε τη λειτουργία παρακολούθησης για να επισημάνετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για επανυποβολή.
Ερώτηση: Το αφεντικό μου τυπώνει πάντα σημαντικά e-mail και τα βάζει στα εισερχόμενά του, ώστε να μην ξεχνά ότι πρέπει να απαντήσει ή να αντιδράσει διαφορετικά. Σίγουρα μπορεί να είναι πιο εύκολο - σωστά;
Απάντηση: Ανάλογα με το πόσο απέχει ο εκτυπωτής, είναι σίγουρα πιο γρήγορο εάν δημιουργεί μια εργασία με υπενθύμιση στο Outlook.
Στο Outlook 2007/2010 είναι ακόμα πιο εύκολο: Εδώ το μόνο που έχει να κάνει είναι να χρησιμοποιήσει τη λειτουργία παρακολούθησης. Υπάρχουν επίσης προκαθορισμένες ημερομηνίες παρακολούθησης όπως σήμερα. Αύριο ή αυτήν την εβδομάδα. Επιπλέον - και αυτό σας γλιτώνει από την εισαγωγή μιας εργασίας - οι καταχωρήσεις παρακολούθησης μπορούν επίσης να εμφανιστούν στη λίστα εργασιών.
Για τη συνέχεια, είναι σκόπιμο να ορίσετε μια ειδοποίηση για το e-mail που έχει επισημανθεί για παρακολούθηση. Στη συνέχεια, το Outlook σας υπενθυμίζει την εργασία την καθορισμένη ώρα. Από το Outlook 2007, η ειδοποίηση λειτουργεί επίσης σωστά για e-mail που έχουν ταξινομηθεί σε φάκελο (το Outlook 2003 εμφανίζει υπενθυμίσεις μόνο για e-mail που βρίσκονται στα εισερχόμενα).
Τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που έχουν επισημανθεί για παρακολούθηση επισημαίνονται με μια έγχρωμη σημαία στα εισερχόμενα και τους φακέλους. Στο Outlook 2007/2010, τα χρώματα συνδέονται ήδη με ραντεβού όπως "Σήμερα", "Αύριο" κ.λπ.
Για να προσθέσετε μια έγχρωμη σημαία σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Outlook 2007/2010, προχωρήστε ως εξής:
1. Κάντε δεξί κλικ σε αυτό και καλέστε την εντολή "For Follow Up".
2. Επιλέξτε το χρώμα που θέλετε.
Εάν πρέπει να σας υπενθυμιστεί η εργασία, επιλέξτε "Προσθήκη υπενθύμισης", επιλέξτε ένα χρώμα στο πεδίο "Ετικέτα" (επιλέγοντας το σχετικό όνομα) και ορίστε την ώρα της υπενθύμισης.
Τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που έχουν επισημανθεί για παρακολούθηση παραμένουν στο φάκελο στον οποίο τα αποθηκεύσατε. Θα βρείτε επίσης μια καταχώριση για αυτό στη λίστα εργασιών.
Ένα κλικ στη σημαία δίπλα στο e-mail το απενεργοποιεί ξανά και επισημαίνει την εργασία ως "ολοκληρωμένη".
