Απλά βάλτε μια σημείωση στο φάκελο

Οι σημειώσεις είναι ένα πρακτικό εργαλείο για να μην ξεχνάτε τίποτα κατά τη διάρκεια των ωρών εργασίας. Στη συνέχεια, θα σας δείξουμε δύο κόλπα που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να οργανώσετε καλύτερα τις σημειώσεις σας και να τις βρείτε πιο γρήγορα.

Αποθηκεύστε τη σημείωση σε έναν συγκεκριμένο φάκελο

Τι γνωρίζουν πολύ λίγοι άνθρωποι: Το Outlook έχει μια λειτουργία που ονομάζεται Δημόσιο μήνυμαΤο Αυτό σας επιτρέπει να δημιουργήσετε ένα μήνυμα στα εισερχόμενά σας ή σε έναν συγκεκριμένο φάκελο χωρίς να χρειαστεί να το στείλετε πρώτα. Παρά το όνομα, αυτό το μήνυμα είναι ορατό μόνο σε εσάς. Δημιουργείτε ένα δημόσιο μήνυμα ως εξής:

1. Μεταβείτε στο φάκελο στον οποίο θέλετε να αποθηκεύσετε τη σημείωση.
2. Στο Outlook 2010 και νεότερες εκδόσεις, καλείτε την εντολή Έναρξη - Νέα στοιχεία - Άλλα στοιχεία - Δημοσιεύστε ένα δημόσιο μήνυμα σε αυτόν το φάκελο on, στο Outlook 2007 η εντολή είναι Αρχείο - Νέο - Δημόσιο μήνυμα σε αυτόν το φάκελο.
3. Εμφανίζεται ένα παράθυρο μηνύματος στο οποίο λείπουν τα πεδία παραλήπτη. Εισαγάγετε ένα ουσιαστικό θέμα και τη σημείωση στο πεδίο μηνυμάτων. Εάν είναι απαραίτητο, διαμορφώστε τη σημείωση και / ή προσθέστε αρχεία. Μπορείτε επίσης να αντιστοιχίσετε κατηγορίες στο δημόσιο μήνυμα.
4. Μόλις τελειώσετε, κάντε κλικ Δημόσιο μήνυμα ΕΝΑ..

Μπορείτε να αναγνωρίσετε δημόσια μηνύματα στα εισερχόμενα ή σε ένα φάκελο με το εικονίδιο στη στήλη σύμβολο: Είναι μια κίτρινη κολλώδης νότα με μπλε καρφίτσα. Ωστόσο, το pin δεν σημαίνει ότι το μήνυμα θα παραμείνει στην κορυφή της λίστας μηνυμάτων εάν, για παράδειγμα, ταξινομήσετε τα μηνύματα χρονολογικά σύμφωνα με τη στήλη Αποκτώ ταξινόμηση κατά. Μάλλον, μόλις φτάσουν νέα μηνύματα, μετακινείται προς τα κάτω.

Εάν η σημείωση υποτίθεται ότι σας υπενθυμίζει κάτι που έχει να κάνει με ένα συγκεκριμένο e-mail, δεν έχει σημασία, αφού η σημείωση "κινείται" με το e-mail.

Δημιουργήστε το δικό σας φάκελο για σημειώσεις στο Outlook

Εάν δημιουργείτε πολλές σημειώσεις στο Outlook, γίνεται γρήγορα μπερδεμένο. Ωστόσο, όπως και σε άλλες ενότητες του Outlook, μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε φακέλους για τις σημειώσεις για να τις διατηρείτε τακτοποιημένες. Για να το κάνετε αυτό, προχωρήστε ως εξής:

1. Στη γραμμή εργαλείων, κάντε κλικ στο βέλος στα δεξιά του κουμπιού "Νέο" και καλέστε το "Νέος φάκελος". Στο Outlook 2007, μπορείτε επίσης να κάνετε δεξί κλικ στο πεδίο στην ενότητα "Οι σημειώσεις μου" στη γραμμή πλοήγησης και να επιλέξετε την εντολή "Νέος φάκελος".

2. Εισαγάγετε ένα όνομα για το φάκελο.

3. Βεβαιωθείτε ότι οι σημειώσεις είναι επιλεγμένες στο πεδίο "Ο φάκελος πρέπει να δημιουργηθεί κάτω" και κάντε κλικ στο "ΟΚ".