Δημιουργήστε πρότυπα στο Outlook και εξοικονομήστε πολύ χρόνο

Διάφορες οδηγίες και συμβουλές βήμα προς βήμα

Πολλές δραστηριότητες στον επαγγελματικό ή ιδιωτικό τομέα είναι περιττές. Αυτό ισχύει για χειρωνακτική εργασία στον τομέα της βιοτεχνίας, καθώς και για εργασίες που εκτελούνται στον υπολογιστή. Μια δραστηριότητα που επαναλαμβάνεται συνεχώς είναι ο σχεδιασμός μιας αλληλογραφίας με το Microsoft Office. Οι αναφορές, οι συνοδευτικές επιστολές για ένα τιμολόγιο ή ιδιωτικά έγγραφα συχνά περιέχουν την ίδια ή παρόμοια διατύπωση και είναι πανομοιότυπες ως προς το κείμενο, τη δομή και τη μορφοποίηση.

Για λόγους αποτελεσματικότητας, είναι λογικό να αυτοματοποιήσετε τη σύνταξη αυτών των μηνυμάτων δημιουργώντας πρότυπα στο Outlook. Οι χρήστες του Microsoft Office είναι ιδιαίτερα εξοικειωμένοι με την εργασία με πρότυπα από το Microsoft Word ή το πρόγραμμα παρουσίασης του PowerPoint. Στο πρόγραμμα επεξεργασίας κειμένου ή στο λογισμικό παρουσίασης, τα πρότυπα πρέπει να χρησιμοποιούνται ως στάνταρ. Ειδικά πρότυπα ή πρότυπα διευκολύνουν τη σύλληψη παρουσιάσεων ή την κατασκευή επιχειρηματικών γραμμάτων. Μπορείτε να προχωρήσετε με παρόμοιο τρόπο στο Microsoft Outlook, προκειμένου να αποφύγετε τις απολύσεις στη δημιουργία μηνυμάτων.

Οδηγίες βήμα προς βήμα: Δημιουργήστε πρότυπα στο Outlook

Για να δημιουργήσετε ένα πρότυπο στο Outlook, κάντε τα εξής:

1. Ανοίξτε ένα "Νέο E-Mail" στην καρτέλα "Έναρξη" στο Outlook και σχεδιάστε το ξεχωριστά με κείμενο και άλλες στιλιστικές συσκευές, ώστε να μπορεί να χρησιμοποιηθεί ως πρότυπο. Έχετε επίσης την επιλογή να ανοίξετε μια νέα αλληλογραφία με το συνδυασμό πλήκτρων CTRL + N.

   

2. Αφού δημιουργηθεί το e-mail, αποθηκεύστε το κάνοντας κλικ στην καρτέλα "Αρχείο" στο στοιχείο μενού "Αποθήκευση ως" αντί να στείλετε το μήνυμα ως συνήθως μέσω του πεδίου "Αποστολή".

   

3. Θα ανοίξει ένα παράθυρο στο οποίο μπορείτε να αποθηκεύσετε το μήνυμά σας. Για να αποθηκεύσετε την αλληλογραφία ως πρότυπο, είναι απαραίτητο να επιλέξετε τον σωστό τύπο αρχείου. Μπορείτε να το βρείτε όταν κάνετε κλικ στο παράθυρο διαλόγου στην ενότητα "Τύπος αρχείου". Επιλέξτε την καταχώριση "Πρότυπο Outlook" ως τύπο αρχείου. Ένα πρότυπο του Outlook συντομεύεται πάντα με την επέκταση αρχείου * .oft. Εάν έχετε ρυθμίσει το Microsoft Word ως πρόγραμμα επεξεργασίας αλληλογραφίας, η μορφή OFT (πρότυπο Outlook) δεν είναι διαθέσιμη για επιλογή. Προαιρετικά, μπορείτε να αποθηκεύσετε την αλληλογραφία σε μορφή μηνύματος Outlook ή αρχείο σε μορφή HTML. Σε αυτήν την περίπτωση δεν μπορεί να χρησιμοποιηθεί ως πρότυπο στο Outlook.

   

4. Με ένα κλικ στο "Αποθήκευση" αποθηκεύετε το νέο πρότυπο στον προσωπικό σας φάκελο προτύπων. Θα πρέπει να επιλέξετε μια κατάλληλη, κατανοητή περιγραφή ως όνομα για τα πρότυπα. Από προεπιλογή, ο φάκελος προσωπικού προτύπου μπορεί να βρεθεί στην ακόλουθη τοποθεσία στα Windows: "C: \ users \ username \ appdata \ roaming \ microsoft \ templates."

Σπουδαίος: Εάν τα δημιουργημένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου θα χρησιμοποιηθούν αποκλειστικά για εκ νέου υποβολή και δεν αποθηκεύονται ως πρότυπο, χρησιμοποιήστε τη λειτουργία παρακολούθησης στο Microsoft Outlook.

Το πρότυπο που δημιουργήσατε στο Outlook είναι άμεσα διαθέσιμο για χρήση.

Δημιουργήστε ένα νέο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από ένα πρότυπο - έτσι λειτουργεί

Εάν θέλετε να δημιουργήσετε ένα νέο e-mail από ένα πρότυπο που δημιουργήθηκε προηγουμένως, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το ακόλουθο σχήμα:

1. Αντί να ανοίξετε ένα νέο e-mail χρησιμοποιώντας το κουμπί "New E-Mail", μεταβείτε στο κουμπί "New Items" στο μενού. Στην ενότητα Στοιχεία, επιλέξτε το πεδίο: "Πρόσθετα στοιχεία> Επιλογή φόρμας".

   

2. Στο επόμενο παράθυρο, κάντε κλικ στο πεδίο "Επιλογή φόρμας" στη λίστα αναζήτησης στην επιλογή "Πρότυπα στο σύστημα αρχείων".

   

3. Στη συνέχεια, ανοίγει ο τυπικός φάκελος "Πρότυπα". Σε αυτόν τον φάκελο θα βρείτε πρότυπα του Outlook με τον τύπο αρχείου *.συχνά Ομοίως, άλλα πρότυπα του Office για Word, Excel ή PowerPoint. Εάν το πρότυπό σας αποθηκεύεται σε διαφορετικό φάκελο, κάντε κλικ στο "Αναζήτηση" και επιλέξτε το πρότυπο που θέλετε.

   

4. Στο τελευταίο βήμα, επιλέξτε το πρότυπο που θέλετε και κάντε κλικ στο "Άνοιγμα".

Το πρότυπό σας θα ανοίξει στον επεξεργαστή email του Outlook. Μπορείτε να το εξατομικεύσετε πριν το στείλετε και να προσθέσετε γρήγορες ενότητες. Εκτός από τις αλλαγές κειμένου, θα πρέπει να εισαγάγετε τον παραλήπτη στα πεδία Προς, CC ή Bcc. Είναι επίσης απαραίτητο να εισαγάγετε ένα θέμα με νόημα και να ελέγξετε το μήνυμα για ορθογραφικά λάθη και λάθη χαρακτήρων πριν από την αποστολή. Αφού ολοκληρωθεί το e-mail σας που δημιουργήθηκε από το πρότυπο, μπορεί να σταλεί ως συνήθως.

Τα πρότυπα του Outlook δεν χρειάζεται γενικά να χρησιμοποιούνται για e-mail. Εάν οι εργασίες σας περιλαμβάνουν την αποστολή αιτημάτων συνάντησης με το ίδιο ή παρόμοιο περιεχόμενο σε ισοδύναμους παραλήπτες σε καθημερινή βάση, τα πρότυπα μπορούν επίσης να είναι χρήσιμα και να εξοικονομήσουν χρόνο.

Είναι λογικό να κάνουμε τις επαναλαμβανόμενες διαδικασίες και παραγγελίες πιο αποτελεσματικές δημιουργώντας πρότυπα στο Outlook. Αντί να γράφετε τα ίδια ή παρόμοια κείμενα πολλές φορές την ημέρα, τα πρότυπα σας βοηθούν να εξοικονομήσετε χρόνο και να διασφαλίσετε μια αναλογία με e-mail. Αυτό είναι ιδιαίτερα χρήσιμο σε επιχειρηματικό πλαίσιο, για παράδειγμα με προσφορές σε πελάτες και ενδιαφερόμενα μέρη.

Περίληψη και συμπέρασμα: Είναι αποτελεσματικό και απλό να δημιουργείτε και να χρησιμοποιείτε πρότυπα στο Outlook

Προκειμένου να αποφευχθούν οι πλεονασμοί στην καθημερινή ροή εργασίας, είναι σκόπιμο να δημιουργηθούν πρότυπα. Παρόμοια με το Microsoft Word ή το PowerPoint, αυτό είναι επίσης δυνατό στο Microsoft Outlook με λίγα μόνο κλικ του ποντικιού.

Μπορείτε να αποθηκεύσετε ένα πρότυπο στον τυπικό φάκελο προτύπων σε λίγα μόνο βήματα. Ο σχεδιασμός νέων μηνυμάτων από πρότυπα γίνεται επίσης με λίγα μόνο κλικ. Αυτή η διαδικασία εγγυάται εξοικονόμηση χρόνου, συμμόρφωση στην απάντηση ερωτήσεων και μειώνει τα σφάλματα κατά τη δημιουργία μηνυμάτων. Τα πρότυπα του Outlook μπορούν επίσης να χρησιμοποιηθούν για αιτήματα ή συναντήσεις ραντεβού. Οι χρήστες που χρησιμοποιούν συγκεκριμένα πρότυπα είναι πιο αποδοτικοί και χρησιμοποιούν επαγγελματικά τις λειτουργίες του Outlook.