Πώς να χρησιμοποιήσετε σωστά τους κωδικούς πεδίων στο Word

Πώς να χρησιμοποιήσετε τους κωδικούς πεδίου

Το γνωρίζετε καλά: Κατά τη δημιουργία ενός εγγράφου κειμένου, η εστίαση δεν είναι μόνο στην πραγματική γραφική εργασία. Εκτός από το περιεχόμενο και την έκφραση, πρέπει επίσης να λάβετε υπόψη τη γραμματοσειρά και το μέγεθος, το διάστιχο και πολλές άλλες λεπτομέρειες. Σε αυτό βοηθούν διάφορες λειτουργίες πεδίου, οι οποίες συχνά χρησιμοποιούνται συνειδητά, αλλά μερικές φορές και αυτόματα. Πού κρύβονται όμως οι συναρτήσεις και πώς χρησιμοποιούνται σωστά;

Λειτουργίες πεδίου - τι κρύβεται πίσω τους;

Όταν δημιουργείτε ένα έγγραφο με το Microsoft Word, θα πρέπει συνήθως να καταστήσετε πρώτα σαφές τι είδους κείμενο είναι. Συνεπώς, δημιουργείτε ένα αρχείο του οποίου η μορφή και η διάταξη αντιστοιχεί στις απαιτήσεις του τύπου κειμένου.

Εδώ μπορείτε να προσαρμόσετε το μέγεθος και το σχήμα της γραμματοσειράς, για παράδειγμα, αλλά και τις αποστάσεις μέχρι την άκρη και μεταξύ των γραμμών του κειμένου σας. Για πολλά έγγραφα, είναι επίσης απαραίτητο να καθορίσετε τους αριθμούς σελίδων και, για παράδειγμα, να εισαγάγετε την τρέχουσα ημερομηνία. Εδώ χρησιμοποιούνται οι συναρτήσεις πεδίου, που ονομάζονται επίσης σύντομα πεδία.

Το πρόγραμμα του Office Word αναγνωρίζει ορισμένα στοιχεία κειμένου και τα αλλάζει αυτόματα, όπως απαιτείται. Για παράδειγμα, η ημερομηνία μπορεί να ενημερωθεί και να ενημερώνεται πάντα. Αυτές οι συναρτήσεις πεδίου είναι αρχικά σύμβολα κράτησης θέσης στα οποία εσείς, ο χρήστης, αντιστοιχίζετε ένα όνομα πεδίου. Πώς όμως μπορεί να χρησιμοποιηθεί αυτή η χρήσιμη συνάρτηση στο Word; Πώς παίρνετε το επιθυμητό αποτέλεσμα;

Έτσι λειτουργεί: Λειτουργίες πεδίου και ο ρόλος τους στη δημιουργία κειμένων

Μπορείτε να προχωρήσετε με διάφορους τρόπους για να ενεργοποιήσετε μια λειτουργία πεδίου. Ένα απλό και συχνά χρησιμοποιούμενο παράδειγμα είναι η εισαγωγή της ημερομηνίας στο κείμενό σας. Ενώ μπορείτε απλά να πληκτρολογήσετε μόνοι σας την ημερομηνία, ο συνδυασμός αριθμών μπορεί επίσης να ενσωματωθεί στο έγγραφό σας χρησιμοποιώντας τη συνάρτηση εισαγωγής.

1. Κάντε πρώτα κλικ στην καρτέλα "Εισαγωγή" στην κορδέλα μενού του αρχείου Word.

2. Στην περιοχή στα δεξιά θα βρείτε το πεδίο "Κείμενο".

3. Σε αυτό το πεδίο, διάφορα σύμβολα υποδεικνύουν διαφορετικές λειτουργίες πεδίου που αρχικά ενσωματώνονται στο κείμενό σας ως σύμβολα κράτησης θέσης. Επιλέξτε το εικονίδιο ημερολογίου για να εισαγάγετε την τρέχουσα ημερομηνία.

   

4. Στη συνέχεια θα ανοίξει ένα επιπλέον παράθυρο. Επιλέξτε το πλαίσιο "Αυτόματη ενημέρωση".

   

5. Τώρα μπορείτε να τοποθετήσετε τον κέρσορα στο πεδίο και να αλλάξετε την ημερομηνία στο κείμενό σας ή να τον ενημερώσετε αυτόματα.

Ακριβώς όπως η ημερομηνία, μπορείτε επίσης να ζητήσετε από το Word να επεξεργαστεί πολλά άλλα στοιχεία του κειμένου σας. Οι λειτουργίες πεδίου καλύπτουν διάφορους τομείς δραστηριότητας που μπορεί να σας φανούν χρήσιμοι. Είναι επίσης πρακτικό: Εάν δεν χρειάζεστε τις αυτόματες αλλαγές, μπορείτε προσωρινά να απενεργοποιήσετε τις ενημερώσεις πεδίου.

Σωστή χρήση: Οι λειτουργίες πεδίου ταιριάζουν ιδιαίτερα εδώ

Η χρήση συναρτήσεων πεδίου δεν έχει πάντα νόημα. Τοποθετημένες στη σωστή θέση, οι λειτουργίες απλοποιούν την καθημερινή σας εργασία και οδηγούν γρήγορα σε ικανοποιητικά αποτελέσματα. Όταν δημιουργείτε μια σελίδα, θα σημειώσετε ταχύτερη πρόοδο χάρη στις λειτουργίες: Για παράδειγμα, η λίστα πηγών και ο πίνακας περιεχομένων του αρχείου σας μπορούν να ενημερωθούν με λίγα μόνο κλικ. Εδώ δεν χρειάζεται να μεταφέρετε μη αυτόματα επικεφαλίδες στον κατάλογό σας, αλλά μπορείτε να αφήσετε το Word να λειτουργεί αυτόματα χρησιμοποιώντας την ιδιότητα πεδίου.

Αυτό καθιστά την αναθεώρηση του εγγράφου σας λιγότερο ταλαιπωρία. Εκτός από τις λειτουργίες πεδίου που αναφέρονται παραπάνω, τα ακόλουθα στοιχεία ανήκουν επίσης στις δυνατότητες (ενσωματωμένα εργαλεία επεξεργασίας και βοηθήματα στο Word) που καθιστούν το πρόγραμμα του Office χρήσιμο βοηθό στην εργασία κειμένου:

• Πεδίο σύνδεσης
• Πεδίο συγγραφέα
• Πεδίο NumPages
• Πεδίο Όνομα αρχείου
• Πεδίο αναφοράς

Αυτές και πολλές άλλες λειτουργίες πεδίου είναι κοινές στα κείμενα του Word. Μπορούν να επεξεργαστούν όπως απαιτείται και να ρυθμιστούν σύμφωνα με τις μεμονωμένες ιδέες και τη συμπεριφορά του χρήστη. Για παράδειγμα, εάν προσθέσετε εισαγωγικά ή όνομα συγγραφέα στο κείμενό σας, μπορείτε να επιλέξετε το νέο πεδίο με ένα κλικ.

Η σκίαση του γκρι πεδίου σάς δείχνει ότι το περιεχόμενο του πεδίου μπορεί τώρα να επεξεργαστεί. Για παράδειγμα, όταν καθορίζετε ένα απόσπασμα, μπορείτε να επιλέξετε αν πρέπει να καθοριστεί μόνο το όνομα του συγγραφέα ή το έτος δημοσίευσης και η τοποθεσία.

Ευέλικτο και δυναμικό: έτσι ενσωματώνετε τις λειτουργίες πεδίου στο έγγραφό σας

Τα έγγραφα κειμένου προσελκύουν την προσοχή των αναγνωστών τους, ειδικά εάν είναι δομημένα με ευέλικτο και δομημένο τρόπο. Υπερσύνδεσμοι, εισαγωγικά και μια ελκυστικά σχεδιασμένη κεφαλίδα και υποσέλιδο κάνουν το κείμενο να φαίνεται συνεκτικό.

Κατά κανόνα, οι αριθμοί σελίδων τοποθετούνται στην κεφαλίδα ή στο υποσέλιδο. Και εδώ, έχετε πολλές επιλογές: Μπορείτε να αριθμήσετε τις σελίδες του εγγράφου σας με μη αυτόματο τρόπο ή να χρησιμοποιήσετε τη σχετική συνάρτηση πεδίου. Εάν τοποθετήσετε τον κέρσορα στην κεφαλίδα ή το υποσέλιδο, η σκίαση του πεδίου γίνεται ορατή. Στη συνέχεια, μπορείτε να κάνετε αλλαγές στην αντίστοιχη ιδιότητα κειμένου ή να ενημερώσετε το πεδίο.

Με τον ίδιο τρόπο, τα ονόματα αρχείων στο Word μπορούν να εισαχθούν στο υποσέλιδο χρησιμοποιώντας λειτουργίες πεδίου. Το πρόγραμμα του Office προσφέρει στους χρήστες διάφορα γρήγορα δομικά στοιχεία που μπορούν να ενεργοποιηθούν με διαφορετικούς συνδυασμούς πλήκτρων. Αυτό περιλαμβάνει, για παράδειγμα, μακροεντολές (συχνά χρησιμοποιούμενες εντολές με γρήγορη πρόσβαση) ή αυτόματα κείμενα που μπορούν να αποθηκευτούν εκ των προτέρων και να κληθούν όπως απαιτείται.

Έτσι απλοποιείτε την εργασία σας: Ενεργοποιήστε και αποθηκεύστε τις λειτουργίες πεδίου

Οι λειτουργίες πεδίου μπορούν επίσης να χρησιμοποιηθούν με συνδυασμό πλήκτρων. Ανάλογα με την έκδοση του Word, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε διαφορετικούς συνδυασμούς για να τοποθετήσετε τα περιεχόμενα του πεδίου. Πώς να ενσωματώσετε έναν κώδικα πεδίου στο κείμενό σας στο Word 2007 και 2010:

Πατήστε το πλήκτρο ελέγχου [CTRL].

Κρατήστε πατημένο το πλήκτρο και επίσης πατήστε [F9].

Τώρα εμφανίζονται αγκύλες και η σκίαση πεδίου. Γράψτε την επιθυμητή ιδιότητα πεδίου ή το όνομα του πεδίου στο πεδίο, π.χ. Β. "Ημερομηνία" για ημερομηνία. Το έγγραφο αντλεί πλέον αυτόματα την ημερομηνία της αντίστοιχης ημέρας.

Άλλες δυνατότητες μπορούν επίσης να ενεργοποιηθούν στο Word με το πλήκτρο [CTRL]. Επομένως, βεβαιωθείτε ότι έχετε επιλέξει τον σωστό συνδυασμό πλήκτρων για να ανοίξετε τις αγκύλες για την εισαγωγή μιας λειτουργίας πεδίου. Μπορείτε να καλέσετε περισσότερες πληροφορίες με το πλήκτρο shift. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε, για παράδειγμα, να τοποθετήσετε μπλοκ κειμένου ακριβώς σε μια σελίδα και να τα σχεδιάσετε σύμφωνα με τις ιδέες σας.

Εκτός από τα γρήγορα μέρη, το πρόγραμμα του Office προσφέρει επίσης άλλες λειτουργίες που απλοποιούν την εργασία με έγγραφα κειμένου. Για παράδειγμα, μπορείτε να εισαγάγετε μεταφράσεις ή να δημιουργήσετε πρότυπα. Επιπλέον, μπορούν να δημιουργηθούν γράμματα φόρμας και να αποθηκευτεί ένα αρχείο Word ως PDF. Πριν στείλετε ή εκτυπώσετε τα έγγραφά σας, θα πρέπει να ελέγξετε ξανά τα αρχεία.

Αλλαγές και διορθώσεις: Εργασία με το Word

Με το "Search & Replace" μπορείτε να βρείτε κοινά σφάλματα στο αρχείο σας και να τα αντικαταστήσετε σε ένα βήμα. Όχι μόνο το περιεχόμενο του εγγράφου πρέπει να ελεγχθεί και, εάν είναι απαραίτητο, να διορθωθεί: η μορφή του εγγράφου σας μπορεί επίσης να περιέχει σφάλματα.

Οι γρήγορες ενότητες ή οι λειτουργίες πεδίου γενικά σας βοηθούν να αποφύγετε πηγές σφάλματος και έτσι να επιτύχετε γρήγορα ένα ελκυστικό αποτέλεσμα. Μπορείτε να αφήσετε το Word να ελέγχει αυτόματα πληροφορίες όπως την ημερομηνία, τον αριθμό σελίδας και τις προσφορές. Επιπλέον, η εργασία σας επιταχύνεται: Μπορείτε να εισάγετε δυναμικά περιεχόμενο εγγράφου που έχετε ήδη προετοιμάσει και να έχετε εύκολη πρόσβαση σε αυτό.

Καλό να ξέρω: Για να κάνετε το έγγραφο κειμένου όσο το δυνατόν πιο ομοιόμορφο, τα πεδία κειμένου και οι αριθμοί σελίδων καθώς και το πεδίο NumPages - δηλαδή ο αριθμός σελίδας στον συνολικό αριθμό σελίδων - θα πρέπει να σχεδιάζονται με τον ίδιο τρόπο σε ολόκληρο το αρχείο. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη λεγόμενη μορφή συγχώνευσης για αυτό. Πληκτρολογώντας {STYLEREF "Heading 1" \ n \ * MERGEFORMAT} στο πεδίο, το αποτέλεσμα του πεδίου θα μορφοποιηθεί με τον ίδιο τρόπο όπως η παράγραφος στην οποία βρίσκεται το πεδίο. Μπορείτε επίσης να ορίσετε τα κείμενα σε μια σελίδα να συνεχίζονται σε άλλη σελίδα.

Συμπέρασμα: Το πεδίο λειτουργεί ως υποστήριξη

Οι λειτουργίες πεδίου είναι βοηθοί στη διαδικασία δημιουργίας εγγράφων με πολλούς τρόπους. Σας επιτρέπουν να εισαγάγετε σημαντικά στοιχεία κειμένου και να ενημερώσετε το υπάρχον περιεχόμενο εγγράφου. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τις λειτουργίες πεδίου για να κάνετε ορισμένες ρυθμίσεις και εξατομικεύσεις για να δημιουργήσετε το τελικό αρχείο σύμφωνα με τις προσωπικές σας απαιτήσεις.

Για παράδειγμα, μπορείτε να επηρεάσετε εάν τα πλαίσια πεδίων κειμένου θα εκτυπωθούν αμέσως ή εάν ορισμένα δεδομένα θα συμπεριληφθούν στη συγχώνευση της αλληλογραφίας σας. Το Word δίνει χώρο σε μεμονωμένες ιδέες και προσφέρει στους χρήστες τη δυνατότητα οργάνωσης εγγράφων επαγγελματικά και αποτελεσματικά με διάφορες λειτουργίες πεδίου.

Ερωτήσεις & απαντήσεις

Ποιες λειτουργίες πεδίου βοηθούν στην τυποποίηση των εγγράφων μου;

Η μορφή συγχώνευσης σάς βοηθά να κάνετε ομοιόμορφες τις ρυθμίσεις στα πεδία. Όταν εισάγετε την εντολή μορφοποίησης, έχετε την επιλογή να μεταφέρετε τις ιδιότητες ενός πεδίου σε ένα επόμενο πεδίο. Έτσι χρησιμοποιείτε τις ίδιες ρυθμίσεις για το υπόλοιπο έγγραφο κειμένου.

Πώς αναγνωρίζω τα πεδία στο κείμενό μου;

Μπορείτε να εμφανίσετε τις λειτουργίες πεδίου με διαφορετικούς τρόπους. Για παράδειγμα, εάν επιλέξετε ολόκληρο το κείμενο με [CTRL + A], θα παρατηρήσετε τις λειτουργίες του πεδίου. Σε κάθε περίπτωση, μια σκίαση πεδίου είναι ορατή όταν κάνετε κλικ σε μια λειτουργία πεδίου. Με ένα άλλο κλικ στο μικρό βέλος στη γωνία του πεδίου, εμφανίζονται οι επιλογές ρύθμισης.