Υπολογισμός ραντεβού στο Word - κανένα πρόβλημα με μακροεντολές

Παράδειγμα για τη χρήση μακροεντολών

Η σύγχρονη και αποτελεσματική επικοινωνία γραφείου χωρίς ένα ισχυρό πρόγραμμα επεξεργασίας κειμένου είναι αδιανόητη. Το Microsoft Word θεωρείται το κορυφαίο σκυλί μεταξύ των προγραμμάτων επεξεργασίας κειμένου. Όπως και τα άλλα προγράμματα του Office Excel, PowerPoint και Outlook, εκτιμάται τόσο από τις εταιρείες όσο και από τα ιδιωτικά νοικοκυριά. Οι περισσότερες εργασίες μπορούν να υποβληθούν σε επεξεργασία με τις λειτουργίες που περιέχονται στο Microsoft Word, οι οποίες μπορούν να βρεθούν σε διαφορετικές καρτέλες. Σε ορισμένες περιπτώσεις, στις οποίες απαιτούνται συγκεκριμένες λύσεις, η χρήση μακροεντολών στο Word μπορεί επίσης να βοηθήσει.

Υπολογισμός ραντεβού στο Word - σχεδιάστε μια μακροεντολή για τον αυτόματο υπολογισμό ραντεβού

Ένας τομέας εφαρμογής για μακροεντολές στο Microsoft Word είναι ο αυτοματοποιημένος υπολογισμός ημερομηνιών. Το ακόλουθο παράδειγμα απεικονίζει την πρόκληση για τους χρήστες του Microsoft Word:

Φανταστείτε ότι θέλετε να ορίσετε ένα ραντεβού σε μια επαγγελματική επιστολή που προηγείται αυτόματα μιας ημερομηνίας στη συνοδευτική επιστολή κατά 14 ημέρες. Για παράδειγμα, μια προθεσμία με περίοδο πληρωμής πρέπει να εκδίδεται αυτόματα στην επιστολή. Εάν η επιστολή είναι γραμμένη στις 02/01/2021, η ημερομηνία 02/15/2022-2023 θα πρέπει να αποτυπωθεί αυτόματα. Πώς πρέπει οι χρήστες του Microsoft Word να προχωρήσουν στην αυτόματη και σωστή εισαγωγή της ημερομηνίας; Μια μακροεντολή μπορεί να είναι η λύση και να παρέχει μια γρήγορη θεραπεία.

Πού να βρείτε μακροεντολές στο Microsoft Word

Για να ρυθμίσετε μια νέα μακροεντολή στο Microsoft Word, μεταβείτε στο στοιχείο μενού "Μακροεντολές" στην καρτέλα "Προβολή". Εναλλακτικά, μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε τον συνδυασμό πλήκτρων ALT + F8 για να ανοίξετε το παράθυρο διαλόγου για μακροεντολές.

Για να ρυθμίσετε τη μακροεντολή για τον αυτοματοποιημένο υπολογισμό των ραντεβού, προχωρήστε ως εξής:

1. Στο πρώτο βήμα, βεβαιωθείτε ότι η μακροεντολή είναι αποθηκευμένη στο πρότυπο Normal.dot. Αυτό διασφαλίζει ότι η μακροεντολή είναι ενεργή σε όλα τα έγγραφα που θα δημιουργήσετε στο μέλλον. Αλλάζετε τις προδιαγραφές στο πεδίο: "Ενέργειες μακροεντολών".

   

2. Στο επόμενο βήμα, εισαγάγετε το όνομα της μακροεντολής. Για παράδειγμα, μπορείτε να ονομάσετε τη μακροεντολή "Due14days". Μπορείτε επίσης να εισαγάγετε μια περιγραφή της μακροεντολής στο κάτω μέρος του πεδίου εισαγωγής.

   Στο επόμενο βήμα θα ανακατευθυνθείτε αυτόματα από το Microsoft Word στο περιβάλλον ανάπτυξης VBA. Σε αυτό το σημείο, η Microsoft Visual Basic (VBA) έχει ήδη υιοθετήσει το όνομα που εισαγάγατε για τη μακροεντολή και έχει μετακινήσει τον κέρσορα στο σημείο όπου θα πρέπει να εισαγάγετε έναν μόνο τύπο στο επόμενο βήμα.

3. Ως κρίσιμο βήμα, εισαγάγετε τον ακόλουθο τύπο στη Microsoft Visual Basic:

   Επιλογή. InsertAfter Format (Ημερομηνία + 14, "ημ.Μ.εεεε")

   

4. Στη συνέχεια, αποθηκεύστε τη μακροεντολή χρησιμοποιώντας το εικονίδιο της δισκέτας και κλείστε το περιβάλλον ανάπτυξης της Microsoft Visual Basic. Στη συνέχεια, η μακροεντολή σας είναι έτοιμη για χρήση.

Δοκιμάστε τη δημιουργημένη μακροεντολή στο Microsoft Word και χρησιμοποιήστε τη μακροπρόθεσμα

Για να δοκιμάσετε τη μακροεντολή που δημιουργήσατε στο Microsoft Word, κάντε τα εξής:

1. Χρησιμοποιήστε το συνδυασμό πλήκτρων ALT + F8 για να ανοίξετε το παράθυρο διαλόγου για μακροεντολές.

2. Επιλέξτε τη μακροεντολή "Λήξη 14 ημερών" και κάντε κλικ στο κουμπί "Εκτέλεση".

3. Η τρέχουσα ημερομηνία + 14 ημέρες εξάγεται αυτόματα στη θέση του δρομέα.

   

Η μακροεντολή σας, η οποία υπολογίζει αυτόματα 14 ημέρες στο μέλλον από την τρέχουσα ημερομηνία, είναι έτοιμη για χρήση.

Δημιουργήστε ένα κουμπί για τη μακροεντολή στο Word - έτσι λειτουργεί

Εναλλακτικά, αφού η μακροεντολή σας είναι βασικά έτοιμη για χρήση, μπορείτε να ενσωματώσετε ένα κουμπί στο Microsoft Word για πιο αποτελεσματική εργασία με τη μακροεντολή. Η δημιουργία ενός κουμπιού είναι χρήσιμη εάν χρειάζεστε συχνά τη λειτουργία μακροεντολής στην επιχειρηματική αλληλογραφία. Αντί να εκτελέσετε με κόπο τη μακροεντολή μέσω ALT + F8, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το κουμπί ή, εναλλακτικά, έναν συγκεκριμένο συνδυασμό πλήκτρων για να το εκτελέσετε.

Για να ενσωματώσετε ένα κουμπί σε οποιαδήποτε καρτέλα, κάντε τα εξής:

1. Στο Microsoft Word, μεταβείτε στην καρτέλα Αρχείο στο μενού Επιλογές και ανοίξτε τις Επιλογές του Word. Στη συνέχεια, μεταβείτε στην περιοχή μενού "Προσαρμογή κορδέλας".

   

2. Επιλέξτε "Μακροεντολές" στην επάνω περιοχή του μενού επιλογής και επιλέξτε τη μακροεντολή που δημιουργήσατε εκ των προτέρων.

   

3. Στο επόμενο βήμα, καθορίστε την καρτέλα στην οποία θα εμφανιστεί η μακροεντολή ως κουμπί. Το σύστημα ενδέχεται να σας ζητήσει να δημιουργήσετε μια νέα υποκατηγορία στην οποία θα συμπεριληφθεί η μακροεντολή.

4. Προαιρετικά, μπορείτε επίσης να αντιστοιχίσετε έναν συνδυασμό πλήκτρων δίπλα σε ένα κουμπί. Μπορείτε να ανοίξετε το παράθυρο διαλόγου κάνοντας κλικ στην επιλογή "Προσαρμογή συντομεύσεων πληκτρολογίου" στο κύριο μενού "Προσαρμογή κορδέλας".

5. Στη συνέχεια, μεταβείτε στην ενότητα "Κατηγορίες" στην καταχώρηση "Μακροεντολές" και αναζητήστε τη μακροεντολή "Λήξη 14 ημερών". Στο τελευταίο βήμα, μπορείτε να ορίσετε έναν συνδυασμό πλήκτρων που μπορείτε εύκολα να θυμηθείτε. Μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε οπουδήποτε σε ένα έγγραφο για την αυτόματη εκτέλεση της μακροεντολής.

   

Συνοψίζοντας, οι επιλογές ρύθμισης της κορδέλας μενού προσφέρουν τη δυνατότητα χρήσης πιο προσωπικά δημιουργημένων μακροεντολών ακόμη πιο αποτελεσματικά στο Microsoft Word. Έχετε την επιλογή να δημιουργήσετε το δικό σας κουμπί για τη μακροεντολή και επίσης να αποθηκεύσετε έναν συνδυασμό πλήκτρων.

Περίληψη: προσθέστε έναν αυτοματοποιημένο υπολογισμό ραντεβού στο Word

Το Microsoft Word διαθέτει αμέτρητες λειτουργίες και επιλογές για εξατομίκευση κειμένων. Εάν λείπει η σωστή λειτουργία ή καρτέλα στο Word για μια ερώτηση, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μακροεντολές που δημιουργούνται στη Visual Basic για να λύσετε το πρόβλημα.

Για παράδειγμα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μια μακροεντολή για να αυτοματοποιήσετε τον υπολογισμό των ραντεβού στο Microsoft Word. Επιπλέον, μπορείτε να εμφανίσετε τη μακροεντολή ως κουμπί στην κορδέλα ή να ενσωματώσετε έναν συγκεκριμένο συνδυασμό πλήκτρων. Η χρήση μακροεντολών σας παρέχει ένα επαγγελματικό και αποτελεσματικό εργαλείο για την εκτέλεση εργασιών που δεν μπορούν να εκτελεστούν με τα ενσωματωμένα εργαλεία του Word.