Αποθηκεύστε μακροεντολές στο Word και χρησιμοποιήστε τις σωστά

Πώς να δημιουργήσετε μακροεντολές στο Word

Συνεχίζετε να χρησιμοποιείτε την ίδια εντολή στο Word και πρέπει να κάνετε κλικ σε πολλά πεδία και παράθυρα διαλόγου; Μπορεί επίσης να είναι πιο εύκολο! Με το Microsoft Word μπορείτε να συντομεύσετε τις καταχωρήσεις, γίνοντας εσείς προγραμματιστής. Αυτό ακούγεται πιο περίπλοκο από ό, τι είναι: Το Word απλοποιεί τον μεμονωμένο σχεδιασμό και επιτρέπει στους χρήστες να αποθηκεύουν εντολές και εισόδους χρησιμοποιώντας συνδυασμούς που καθορίζονται από τον χρήστη - και στη συνέχεια να τις καλούν σε χρόνο μηδέν.

Μακροεντολές για να διευκολύνετε το κείμενό σας: τι κρύβεται πίσω τους;

Όπως συμβαίνει με όλα τα προγράμματα, υπάρχει μια γλώσσα πίσω από το Word που καθορίζει τον τρόπο λειτουργίας του λογισμικού. Μπορείτε να δείτε το αποτέλεσμα του προγραμματισμού στο Microsoft Word με τη μορφή του κειμένου σας, το οποίο μπορεί να συμπληρωθεί όπως απαιτείται με γραφικά και εικονογραφήσεις, υπερσυνδέσμους, παραθέσεις, μεταφράσεις και αριθμούς σελίδων. Η διάταξη μπορεί επίσης να οριστεί στο Word: Μπορείτε να επιλέξετε μια στοίχιση και πόσο μεγάλη είναι η κεφαλίδα και το υποσέλιδο, το διάστημα και οι γραμμές. Η γλώσσα προγραμματισμού πίσω από αυτήν ονομάζεται Visual Basic for Applications - εν ολίγοις: VBA.

Η μακροεντολή είναι ένα είδος προγράμματος στο VBA που μπορείτε να συνδυάσετε μόνοι σας. Για παράδειγμα, οι συχνά χρησιμοποιούμενες εντολές ή ειδικοί χαρακτήρες μπορούν να αποθηκευτούν ως συντομεύσεις πληκτρολογίου στο Word, ώστε να μπορούν να κληθούν πιο γρήγορα.

Οδηγίες: Πώς να δημιουργήσετε μακροεντολές και να τις χρησιμοποιήσετε με λογικό τρόπο

Για να δημιουργήσετε μια μακροεντολή:

1. Ανοίξτε την καρτέλα "Προβολή" στην κορδέλα μενού του αρχείου Word.

2. Στην περιοχή "Μακροεντολές", κάντε κλικ στο αντίστοιχο κουμπί και επιλέξτε "Εγγραφή μακροεντολής".

   

3. Είτε ενεργοποιείτε την επιθυμητή είσοδο χρησιμοποιώντας έναν συνδυασμό στο πληκτρολόγιο είτε χρησιμοποιείτε το κουμπί στο πρόγραμμα του Office.

   

4. Αφού πραγματοποιήσετε την απαιτούμενη καταχώρηση, κάντε ξανά κλικ στο "Μακροεντολές" και επιλέξτε την επιλογή "Διακοπή εγγραφής". Σε αυτό το σημείο έχετε επίσης τη δυνατότητα απλής παύσης της εγγραφής εάν είναι απαραίτητο.

   

5. Αποθηκεύστε τη μακροεντολή με οποιοδήποτε όνομα, ώστε να μπορείτε να την καλέσετε αργότερα.

Η αποθήκευση της μακροεντολής δεν σημαίνει ότι η είσοδος δεν μπορεί να αλλάξει. Έχετε την επιλογή να αναθεωρήσετε τη λειτουργία σύμφωνα με τις επιθυμίες σας και να την προσαρμόσετε εάν είναι απαραίτητο.

Δείτε πώς μπορείτε να ενημερώσετε τις μακροεντολές στο Microsoft Word

Εάν θέλετε να ενημερώσετε μια μακροεντολή, ανοίξτε ξανά το παράθυρο διαλόγου "Μακροεντολές". Εκτός από την επιλογή εγγραφής νέας μακροεντολής, υπάρχει επίσης η επιλογή εμφάνισης της λίστας μακροεντολών που έχουν δημιουργηθεί. Επιπλέον, το Word σας παρέχει διάφορα εργαλεία, δηλαδή εργαλεία μέσα στο λογισμικό, τα οποία μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για επεξεργασία:

1. Στην καρτέλα "Προβολή", κάντε κλικ στην καρτέλα "Μακροεντολές" στο όνομα μακροεντολής που θέλετε να επεξεργαστείτε.

2. Ένα άλλο παράθυρο διαλόγου ανοίγει με ένα κλικ του ποντικιού στο κουμπί "Επεξεργασία".

   

3. Περαιτέρω προγραμματισμός σε VBA μπορεί να προστεθεί ή να αλλάξει εδώ.

   

4. Μόλις ένα έγγραφο περιέχει μακροεντολή, στο αρχείο δίνεται η συντομογραφία "dotm" ως επέκταση. Εάν ανακαλύψετε αυτήν τη συντομογραφία στην αντίστοιχη θέση αποθήκευσης, γνωρίζετε ότι τουλάχιστον μία μακροεντολή είναι ενσωματωμένη στο αντίστοιχο έγγραφο.

Καλό να ξέρω: Για τις περισσότερες εντολές και εργασίες υπάρχουν ήδη έτοιμοι κωδικοί κωδικοποίησης στο VBA στο Διαδίκτυο. Ανάλογα με τις μακροεντολές που θέλετε να δημιουργήσετε, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτούς τους κωδικούς και έτσι να εξοικονομήσετε εργασία. Εάν γνωρίζετε ήδη τη γλώσσα προγραμματισμού, μπορούν να δημιουργηθούν και να ενεργοποιηθούν μεμονωμένες, πιο σύνθετες εντολές στο Word.

Λειτουργίες στο Word: Λήψη εργαλείων προγραμματιστή για το Word

Ανάλογα με το πόσο εξοικειωμένοι είστε με τη γλώσσα προγραμματισμού VBA και τον προγραμματισμό γενικά, μπορείτε να πραγματοποιήσετε διαφορετικές ιδέες. Το ίδιο ισχύει και εδώ: Η πρακτική κάνει τέλεια. Η ακολουθία μιας εγγραφής μακροεντολής καθώς και η χρήση της συνάρτησης στο Word εκτελείται όλο και πιο γρήγορα μετά από μερικές εκτελέσεις.

Θα μάθετε γρήγορα τα ονόματα μακροεντολών των συντομεύσεων πληκτρολογίου που χρησιμοποιούνται συχνά και μπορείτε εύκολα να εισαγάγετε τις εντολές σας. Εάν θέλετε να βυθιστείτε ακόμη περισσότερο στη γλώσσα και τον χειρισμό του προγράμματος, ίσως αξίζει να κατεβάσετε τα εργαλεία προγραμματιστή στο Word. Για να το κάνετε αυτό, προχωρήστε ως εξής:

1. Ανοίξτε την καρτέλα "Αρχείο" στην κορδέλα μενού του εγγράφου σας.

2. Στην κάτω περιοχή της γραμμής στην αριστερή πλευρά θα βρείτε το κουμπί "Περισσότερα" και κάτω από την περιοχή "Επιλογές". Κάντε κλικ στο πεδίο για να ανοίξετε την κατάλληλη καρτέλα.

3. Και εδώ, έχετε μερικές επιλογές για να διαλέξετε. Κάντε κλικ στο "Προσαρμογή κορδέλας" στο κουμπί στα αριστερά.

   

4. Τώρα θα δείτε δύο πεδία. Κοιτάξτε το πλαίσιο στα δεξιά και αναζητήστε "εργαλεία προγραμματιστή" για να ελέγξετε το κενό πλαίσιο μπροστά του.

   

Με αυτόν τον τρόπο, ενεργοποιείτε τα εργαλεία προγραμματιστή στις ρυθμίσεις σας και στη συνέχεια τα βρίσκετε στην κορδέλα σας. Σε τι χρησιμεύουν όμως αυτά τα εργαλεία στο Word; Οι μακροεντολές μπορούν να σχεδιαστούν με διάφορους τρόπους και να εκτελέσουν εργασίες που ορίζονται από τον χρήστη.

Χρησιμοποιώντας τις μακροεντολές που μπορείτε να δημιουργήσετε χρησιμοποιώντας τα εργαλεία προγραμματιστή, μπορούν να δημιουργηθούν ολόκληρα πρότυπα για το έγγραφό σας. Για παράδειγμα, εκδότες ή εταιρείες χρησιμοποιούν συγκεκριμένες μορφές για τις εκτυπώσεις τους που μπορούν να αποθηκευτούν στο Word. Για παράδειγμα, μπορείτε να καθορίσετε την εμφάνιση του πίνακα περιεχομένων και της λίστας πηγών. Τα κενά, τα μεγέθη γραμματοσειρών και η εμφάνιση των γραφικών μπορούν επίσης να αποθηκευτούν χρησιμοποιώντας τα εργαλεία και να κληθούν σε λίγα μόνο βήματα. Επιπλέον, μπορείτε, για παράδειγμα, να αναπροσαρμόσετε εύκολα υπολογισμούς ημερομηνίας στο Word.

Συμπέρασμα: Χρησιμοποιήστε μακροεντολές στο Word επαρκώς

Το Microsoft Word προσφέρει διάφορες λειτουργίες που υποστηρίζουν τους χρήστες στους αντίστοιχους τομείς ευθύνης τους. Για παράδειγμα, εάν πρέπει να χρησιμοποιήσετε ορισμένες εντολές επανειλημμένα, μπορείτε να τις καλέσετε πιο γρήγορα χρησιμοποιώντας μακροεντολές. Το πρόγραμμα του Office καθιστά δυνατή τη μείωση του αριθμού των βημάτων εργασίας και κατά συνέπεια τη διευκόλυνση της εργασίας με κείμενα.

Εάν ένα έγγραφο περιέχει μακροεντολή, αυτό μπορεί να αναγνωριστεί με τη συντομογραφία "dotm" ως το τέλος του ονόματος του εγγράφου στην αντίστοιχη θέση αποθήκευσης. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μακροεντολές όχι μόνο στο Word, αλλά και στο Excel, για παράδειγμα. Χάρη στα εργαλεία προγραμματιστή, μπορείτε να αναπτύξετε πολύ περίπλοκα προγράμματα και να δημιουργήσετε μεμονωμένες λύσεις εφαρμογών. Με αυτά τα εργαλεία, το Word και το Excel σας παρέχουν ένα ευρύ φάσμα επιλογών προσαρμογής.

Εκτός από αυτές τις χρήσιμες λειτουργίες, το πρόγραμμα του Office παρέχει στους χρήστες του πρόσθετες δυνατότητες:

• Εγκατάσταση σελίδας
• Λειτουργίες πεδίου για ημερομηνίες, αναφορές κ.λπ.
• Εύρεση & αντικατάσταση
• Αποθηκεύστε το αρχείο Word ως PDF
• Σειριακές επιστολές

Εάν έχετε κατά νου αυτό το εύρος λειτουργιών, πολλές από τις εργασίες στην εργασία κειμένου μπορούν να απλοποιηθούν και να επιταχυνθούν.

Συχνές ερωτήσεις

Τι είναι οι μακροεντολές στο Microsoft Word;

Οι μακροεντολές είναι προγράμματα στο Word που οι χρήστες ορίζουν και αποθηκεύονται. Αυτό σημαίνει ότι ορισμένες εντολές και είσοδοι μπορούν να οργανωθούν ως συνδυασμοί κλειδιών που μπορούν να κληθούν όταν απαιτείται. Εκτός από τις απλές μακροεντολές, μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε πιο πολύπλοκες και μεγάλες μακροεντολές, πίσω από τις οποίες κρύβονται πλήρως πρότυπα αρχείων.

Πώς μπορώ να δημιουργήσω μια μακροεντολή;

Θα βρείτε το κουμπί "Μακροεντολές" κάτω από την καρτέλα "Προβολή" στην κορδέλα μενού του αρχείου Word. Εδώ έχετε την επιλογή είτε να εμφανίσετε όλες τις υπάρχουσες μακροεντολές είτε να καταγράψετε μια νέα μακροεντολή. Δημιουργήστε μια νέα μακροεντολή, δώστε της ένα όνομα μακροεντολής και είτε κάντε κλικ στον επιθυμητό συνδυασμό πεδίων είτε πληκτρολογήστε το μοτίβο κλειδιού. Στη συνέχεια, μπορείτε να ενεργοποιήσετε την εντολή σας σε λίγα μόνο βήματα όπως θέλετε.