Εδώ θα μάθετε για προβλήματα που προκύπτουν όταν ανοίγετε αρχεία σε νέα μορφή PowerPoint, PPTX, σε παλαιότερη έκδοση του PowerPoint, όπως το 2002 ή το 2003.
Ελέγξτε τη συμβατότητα της παρουσίασής σας
Θέλετε να βεβαιωθείτε ότι η παρουσίαση που δημιουργήσατε στο PowerPoint 2010 ή 2007 εμφανίζεται επίσης σωστά στο PowerPoint 2003; Χρησιμοποιήστε τον ενσωματωμένο έλεγχο συμβατότητας για αυτό. Προσδιορίζει πιθανά προβλήματα μεταξύ του PowerPoint 2010 ή 2007 και παλαιότερων εκδόσεων του PowerPoint και τα παραθέτει με σαφήνεια. Για να ελέγξετε τη συμβατότητα της παρουσίασής σας:
- Ανοίξτε την παρουσίασή σας.
- Στο PowerPoint 2010: Κάντε κλικ στην καρτέλα αρχείο επί πληροφορίεςΤο Κάντε κλικ στο κουμπί Ελέγξτε για προβλήματαΤο Επιλέγω Ελέγξτε τη συμβατότητα το τέλος.
- Στο PowerPoint 2007: Κάντε κλικ στο κουμπί Office και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Προετοιμασία - εκτέλεση ελέγχου συμβατότητας.
Ποια χαρακτηριστικά μιας παρουσίασης PPTX θα μπορούσαν να προκαλέσουν δυσκολίες;
Κατά τον έλεγχο της συμβατότητας μιας μεγαλύτερης παρουσίασης, ενδέχεται να λάβετε μια μεγάλη λίστα χαρακτηριστικών και λειτουργιών που δεν θα λειτουργούν πλέον το 2003. Ακολουθεί ένα παράδειγμα των πιο συνηθισμένων μηνυμάτων συμβατότητας:
Στα αριστερά θα δείτε το μήνυμα με το οποίο το PowerPoint σας ειδοποιεί για πιθανό πρόβλημα σε μια συγκεκριμένη διαφάνεια. Στα δεξιά υποδεικνύεται σε ποιο χαρακτηριστικό ή αντικείμενο αναφέρεται αυτό το μήνυμα.
Έτσι εξαλείφετε κοινά προβλήματα συμβατότητας
Στο προηγούμενο τεύχος μάθατε ήδη πώς να αντιμετωπίζετε προβλήματα που μπορεί να προκύψουν σε σχέση με τα SmartArts. Τα περισσότερα άλλα προβλήματα συμβατότητας μπορούν επίσης να αποφευχθούν εάν διαμορφώσετε εκ των προτέρων και ακολουθήσετε μερικές συμβουλές:
- Αποφύγετε εφέ όπως κατοπτρισμός, εφέ 3D, λάμψη, μαλακές άκρες και λοξότμηση σε σχήματα, πίνακες και επίσης κείμενο.
- Χρησιμοποιήστε μόνο εφέ μετάβασης στο PowerPoint 2010 που είναι ήδη διαθέσιμα στο PowerPoint 2003. Μπορείτε να το βρείτε στην καρτέλα Μεταβάσεις στην ομάδα Μετάβαση σε αυτήν τη διαφάνεια στην κατηγορία Subtle.
- Κατά την εισαγωγή κλιπ πολυμέσων στο PowerPoint 2010, επιλέξτε Σύνδεσμος στο αρχείο αντί ΕνθέτωΤο Δείτε πώς λειτουργεί: Κάντε κλικ στην καρτέλα Εισάγετε επί Βίντεο - βίντεο από αρχείοΤο Επιλέξτε το αρχείο βίντεο και κάντε κλικ στο βέλος στη δεξιά άκρη του κουμπιού ΕισάγετεΤο Επιλέγω Σύνδεσμος στο αρχείο.
Διάγραμμα ειδικής περίπτωσης
Εάν εργάζεστε ήδη με το PowerPoint 2007 ή 2010, πιθανότατα έχετε παρατηρήσει ότι οι νεότερες εκδόσεις του PowerPoint δεν χρησιμοποιούν πλέον το πρόσθετο στοιχείο Microsoft Graph, αλλά χρησιμοποιούν το Excel για την εισαγωγή και αποθήκευση των δεδομένων διαγράμματος.
Τι συμβαίνει με τα γραφήματα που δημιουργήθηκαν στο PowerPoint 2010 ή 2007 και ανοίγουν σε παλαιότερη έκδοση;
Τα διαγράμματα μετατρέπονται σε επεξεργάσιμα αντικείμενα. Εάν κάνετε κλικ στο διάγραμμα, το MS Graph δεν ανοίγει, αλλά η οθόνη μοιάζει περισσότερο με ένα φύλλο εργασίας του Excel.
Μπορείτε να επεξεργαστείτε το διάγραμμα στο PowerPoint 2003. Προσοχή όμως, η επεξεργασία αλλάζει ιδιότητες που δεν θέλατε να επηρεάσετε. Ενα παράδειγμα:
- Το πρωτότυπο που φαίνεται παρακάτω (Διάγραμμα 1) δημιουργήθηκε στο PowerPoint 2010.
- Το διάγραμμα 2 δείχνει τις αλλαγές που προκύπτουν από το άνοιγμα της παρουσίασης στο PowerPoint 2003 (με το πακέτο συμβατότητας). Σε αυτή την περίπτωση το χρώμα γραμμής του άξονα αλλάζει ελαφρώς.
- Το Διάγραμμα 3 έγινε επιπλέον κλικ και άνοιξε στο PowerPoint 2003, αλλά δεν επεξεργάστηκε. Οπτικά, το διάγραμμα δεν αλλάζει σχεδόν, αλλά είναι λίγο μικρότερο από πριν.
- Έγινε αλλαγή στα δεδομένα στο Διάγραμμα 4. Αποτέλεσμα: Τα χρώματα που καθορίζονται στην αρχική αλλαγή.
ΣΥΜΠΕΡΑΣΜΑ: Εάν έχετε μόνο μερικά διαγράμματα στην παρουσίασή σας, μπορείτε να αποδεχτείτε τις αλλαγές που προκύπτουν από το άνοιγμα τους στο PowerPoint 2003 και να επαναδιαμορφώσετε τα διαγράμματα που έχουν αλλάξει ελαφρώς. Ωστόσο, για αρχεία με πολλά διαγράμματα, είναι καλύτερο να αφήσετε την επεξεργασία σε συναδέλφους που ήδη εργάζονται με το PowerPoint 2007 ή 2010.
