Ακολουθεί ένας βολικός τρόπος για να καθαρίσετε το βιβλίο διευθύνσεών σας χρησιμοποιώντας το Excel

Τα ψηφιακά βιβλία διευθύνσεων περιέχουν μια συλλογή περισσότερων ή λιγότερο συνεπών δεδομένων επαφών. Μερικές φορές λείπει ο χαιρετισμός ή το όνομα της εταιρείας, συχνά υπάρχουν πολλές ορθογραφίες, για παράδειγμα για αριθμούς τηλεφώνου.

Εάν εξάγετε το βιβλίο διευθύνσεών σας στο Excel, μπορείτε γρήγορα να δείτε πού έχουν κενά ή ακόμη και σφάλματα οι εγγραφές δεδομένων. Αυτό μπορεί να διορθωθεί πιο βολικά στο Excel: Εδώ είναι πιο εύκολο να αντιγράψετε πεδία και υπάρχει επίσης μια λειτουργία αναζήτησης και αντικατάστασης.

Εξαγωγή δεδομένων επικοινωνίας

Μπορείτε να εξάγετε το βιβλίο διευθύνσεών σας στο Excel ως εξής:

1. Ανοίξτε τη μονάδα επαφές.
2. Στο Outlook έως την έκδοση 2007 καλείτε την εντολή Αρχείο → Εισαγωγή / Εξαγωγή επί. Στο Outlook 2010, καλείτε Αρχείο → Άνοιγμα → Εισαγωγή επί.
3. Επιλέγω Εξαγωγή στο αρχείο και κάντε κλικ Περαιτέρω.
4. Επιλέξτε τον τύπο αρχείου Microsoft Excel 97-2003 και κάντε κλικ στο Περαιτέρω.
5. Επιλέγω επαφές και κάντε κλικ Περαιτέρω.
6. Καθορίστε πού και κάτω από ποιο όνομα πρέπει να αποθηκευτεί το αρχείο Excel και κάντε κλικ στο Περαιτέρω.
7. κάντε κλικ στο Πεδία χάρτηΤο Ελέγξτε εάν τα πεδία από το Outlook έχουν αντιστοιχιστεί σωστά στα πεδία στο υπολογιστικό φύλλο του Excel. Οι εργασίες συνήθως ταιριάζουν. Εάν όχι, απλώς σύρετε ένα από τα πεδία από το αριστερό παράθυρο στο αντίστοιχο πεδίο στο δεξί παράθυρο. Όταν τελειώσετε, κλείστε το παράθυρο διαλόγου με Εντάξει.
8. κάντε κλικ στο Πλήρηςέτσι ώστε να δημιουργηθεί το αρχείο Excel.

Επεξεργασία δεδομένων με το Excel

Ανοίξτε το αρχείο πληροφοριών επικοινωνίας στο Excel. Τυπικές ασυνέπειες, σφάλματα ανάθεσης και διαφορετικές ορθογραφίες μπορούν να εντοπιστούν γρήγορα στον πίνακα. Συχνά λείπουν οι χαιρετισμοί, μερικές φορές ορισμένα μέρη του ονόματος εκχωρούνται λανθασμένα:

Εδώ μπορείτε απλά να αντιγράψετε και να επικολλήσετε τη στήλη χαιρετισμός συμπληρώστε τους σωστούς χαιρετισμούς και διορθώστε τις εσφαλμένες αναθέσεις χρησιμοποιώντας το drag & drop.

Με την εντολή Αναζήτηση και αντικατάσταση διορθώστε διαφορετικές ορθογραφίες των αριθμών τηλεφώνου και φαξ. Για να το κάνετε αυτό, σημειώστε τις αντίστοιχες στήλες πριν καλέσετε την εντολή για να περιορίσετε την αναζήτηση σε αυτές. Με αυτόν τον τρόπο μπορείτε επίσης να εισαγάγετε τον κωδικό χώρας (+49 για τη Γερμανία) μπροστά από τον αριθμό τηλεφώνου και να αφαιρέσετε το πρώτο μηδέν από τον κωδικό περιοχής.

Για να αποφευχθεί η αλλαγή των αριθμών τηλεφώνου και των ταχυδρομικών κωδικών από τυχαία μορφοποίηση κυψέλης (π.χ. εκχώρηση μορφής ημερομηνίας), πριν από αυτά τα πεδία πραγματοποιήθηκε απόστροφο κατά την εξαγωγή από το Outlook. Το Excel ερμηνεύει αυτούς τους αριθμούς ως κείμενο και όχι ως αριθμητικές τιμές. Κατά την αναζήτηση στο Excel, δεν πρέπει να εισαγάγετε την προηγούμενη απόστροφο, διαφορετικά το Excel δεν θα βρει τους όρους αναζήτησης.

Μόλις ολοκληρώσετε την επεξεργασία, αποθηκεύστε το αρχείο Excel σε μορφή Τετράδιο εργασίας Excel 97-2003 και κλείστε το.

Εισαγάγετε ξανά επαφές

Μπορείτε να εξαγάγετε το τροποποιημένο αρχείο Excel πίσω στο Excel ως εξής:

1. Καλέστε την εντολή στο Outlook έως την έκδοση 2007 Αρχείο → Εισαγωγή / Εξαγωγή ή στο Outlook 2010 Αρχείο → Άνοιγμα → Εισαγωγή επί.
2. Επιλέγω Εισαγωγή από άλλα προγράμματα ή αρχεία και κάντε κλικ στο Επόμενο.
3. Επιλέξτε τον τύπο αρχείου Microsoft Excel 97-2003 και κάντε κλικ στο Περαιτέρω.
4. Επιλέξτε το αρχείο Excel. Υπό Επιλογές επιλέγω Διπλότυπα λόγω εισαγόμενων στοιχείων αντικαταστήστε Στη συνέχεια κάντε κλικ στο Περαιτέρω.
5. Επιλέξτε ως φάκελο προορισμού επαφές και στη συνέχεια κάντε κλικ Περαιτέρω.
6. κάντε κλικ στο Πλήρηςέτσι ώστε να εισάγονται τα δεδομένα.