Excel: Μεταφορά ραντεβού στο ημερολόγιο του Outlook

Αυτόματη μεταφορά πληροφοριών από πίνακες Excel ως καταχωρήσεις ημερολογίου για το Outlook

Στον ψηφιοποιημένο μας κόσμο, οι φορητές συσκευές όπως smartphone, tablet ή smartwatches είναι από τους πιο σημαντικούς καθημερινούς συντρόφους. Είναι χρήσιμα από πολλές απόψεις και βοηθούν τους ανθρώπους να οργανώσουν και να δομήσουν αποτελεσματικά την καθημερινότητά τους. Αυτό ισχύει κυρίως για το ψηφιακό ημερολόγιο, του οποίου τα ραντεβού μεταδίδονται σε πραγματικό χρόνο σε όλες τις φορητές συσκευές κατά τη χρήση του Microsoft Outlook.

• Ταυτόχρονα, δεν είναι απίθανο να λάβετε ραντεβού σε μια λίστα Excel στο επαγγελματικό ή ιδιωτικό σας περιβάλλον. Αυτά, για παράδειγμα, μπορούν να σταλούν ως αρχείο Excel από έναν πελάτη ή προμηθευτή ως μέρος ενός έργου. Αντί να μεταφέρετε ή να εκτυπώσετε τα δεδομένα και τις πληροφορίες με το χέρι στο Outlook, τα ραντεβού μπορούν να προετοιμαστούν στο Excel σε λίγα μόνο βήματα, ώστε να μεταφερθούν αυτόματα στο ημερολόγιο του Outlook. Πριν από την εισαγωγή, υπάρχει η επιλογή είτε:
• σε προσωπικό ημερολόγιο ή
• για να αποθηκευτούν σε ένα ομαδικό ημερολόγιο που χρησιμοποιείται από πολλά μέλη της ομάδας.

Μεταφέρετε ραντεβού στο Excel στο ημερολόγιο του Outlook - 3 απλά βήματα στο Excel

Σε παλαιότερες εκδόσεις του Microsoft Excel και του Microsoft Outlook ήταν δυνατή η ανάγνωση ενός αρχείου Excel απευθείας στο Outlook. Οι τρέχουσες εκδόσεις όπως το Outlook 365 ή το Outlook 2022-2023 δεν μπορούν να εισαγάγουν αρχεία Excel. Για το λόγο αυτό, είναι απαραίτητο να μετατρέψετε το αρχείο σε μορφή CSV εκ των προτέρων στο Excel.

Για να εισαγάγετε ραντεβού από το Excel στο ημερολόγιο του Outlook, προχωρήστε ως εξής:

1. Στο πρώτο βήμα, δώστε τη λίστα ραντεβού σας, αν είναι δυνατόν, τους τίτλους στηλών που παρέχονται για ραντεβού στο Excel. Μεταξύ άλλων, τα ακόλουθα είναι κατάλληλα:

   Θέμα, Έναρξη, Έναρξη, Κατάληξη, Ολοήμερο συμβάν, Υπενθύμιση ενεργοποιημένη / απενεργοποιημένη, Υπενθύμιση στο, Υπενθύμιση σε, Τοποθεσία και άλλα ονόματα πεδίων.

   Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα ονόματα ενός νέου ραντεβού στο Microsoft Outlook ως οδηγό για τις επικεφαλίδες στηλών.

   

2. Στο επόμενο βήμα, αποθηκεύστε το βιβλίο εργασίας του Excel ως αρχείο CSV (χωρισμένο με διαχωριστικό) και κλείστε το.

3. Μετά την αποθήκευση, το αρχείο CSV διαχωρίζεται με ερωτηματικό. Ωστόσο, το Outlook απαιτεί ένα αρχείο που διαχωρίζεται με κόμματα για εισαγωγή. Για να ανταλλάξετε τους χαρακτήρες, ανοίξτε το δημιουργημένο αρχείο CSV στον επεξεργαστή Windows 10 και αντικαταστήστε κάθε ερωτηματικό με κόμματα στο πεδίο ΕΠΕΞΕΡΓΑΣΙΑ - ΑΝΤΙΚΑΤΑΣΤΑΣΗ.

   

4. Στη συνέχεια, αποθηκεύστε το αρχείο με το ίδιο όνομα αρχείου και μεταβείτε στο Microsoft Outlook.

Εισαγωγή δεδομένων Excel στο Microsoft Outlook - τι πρέπει να γνωρίζετε

Αφού ανοίξετε το Microsoft Outlook, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα για να εισαγάγετε τα δεδομένα από το Excel.

1. Ενεργοποιήστε το ημερολόγιο της επιλογής σας.

2. Καλέστε την εντολή ΕΙΣΑΓΩΓΗ / ΕΞΑΓΩΓΗ στο μενού ΑΡΧΕΙΟ.

3. Στον οδηγό εισαγωγής / εξαγωγής, επιλέξτε την καταχώριση ΕΙΣΑΓΩΓΗ ΑΠΟ ΑΛΛΑ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΑ ΑΡΧΕΙΑ και κάντε κλικ στο κουμπί ΕΠΟΜΕΝΟ.

   

4. Στο επόμενο παράθυρο επιλέξτε την καταχώριση "Τιμές διαχωρισμένες με κόμματα" και κάντε κλικ στο ΕΠΟΜΕΝΟ.

   

5. Στο παράθυρο ΑΡΧΕΙΟ ΕΙΣΑΓΩΓΗΣ κάντε κλικ στο BROWSE και επιλέξτε το αρχείο ραντεβού.

   

6. Στις επιλογές που πρέπει να αποφασίσετε:

   • Αν οι υπάρχουσες καταχωρήσεις πρέπει να αντικατασταθούν από τις εισαγόμενες καταχωρήσεις ημερολογίου,
   • Αν οι ημερομηνίες σύγκρουσης έχουν εισαχθεί δύο φορές ή
   • Αν τα διπλότυπα δεν πρέπει να εισάγονται ανά πάσα στιγμή.

   Αφού κάνετε κλικ στο ΕΠΟΜΕΝΟ, μπορείτε να επιλέξετε το ημερολόγιο που θέλετε ως φάκελο προορισμού.

7. Στο επόμενο βήμα, θα ερωτηθείτε εάν πρέπει να εισαχθούν τα ραντεβού που καθορίζονται ως εύρος. Αφού κάνετε κλικ στο FINISH, τα ραντεβού προστίθενται αυτόματα στο ημερολόγιο.

   

8. Θα βρείτε τα ραντεβού στο ημερολόγιο του Outlook μετά την εισαγωγή.

   

Σπουδαίος: Για να λειτουργήσει ομαλά η εισαγωγή δεδομένων ημερολογίου από το Microsoft Excel, είναι σημαντικό οι πληροφορίες πεδίου να εισαχθούν σωστά. Για δεδομένα, αυτό σημαίνει ότι πρέπει να επιλεγεί η μορφή DD.MM.YYYY. Τουλάχιστον, οι χρόνοι πρέπει να καταχωρούνται με τη μορφή HH: MM, ώστε να μπορούν να διαβαστούν από το Microsoft Outlook. Έχετε επίσης την επιλογή εισαγωγής κατηγοριών. Λάβετε υπόψη ότι μεταφέρεται μόνο μία κατηγορία ανά ραντεβού.

Εάν χρησιμοποιείτε τα δικά σας ονόματα πεδίων, το Microsoft Outlook θα σας ζητήσει να αντιστοιχίσετε τα πεδία με μη αυτόματο τρόπο πριν τα εισαγάγετε.

Μεταφορά ραντεβού Excel στο ημερολόγιο του Outlook - διαδικασία έως το Office 2010

Για να εισαγάγετε καταχωρήσεις ημερολογίου στο Outlook από αρχεία Excel, προχωρήστε ως εξής έως το Office 2010 ή παλαιότερες εκδόσεις:

1. Δώστε στη λίστα των ραντεβού σας τις ακόλουθες επικεφαλίδες στηλών (χωρίς εισαγωγικά): "Ημερομηνία Έναρξης, Θέμα, Ημερομηνία Έναρξης, Ημερομηνία λήξης, Κατηγορία, Τοποθεσία και Ολοήμερο συμβάν.

2. Σε κάθε περίπτωση, βεβαιωθείτε ότι τα ονόματα είναι γραμμένα χωρίς κενά. Αυτό είναι σημαντικό, ώστε το Outlook να μπορεί να διαβάσει σωστά τα δεδομένα αργότερα.

3. Εισαγάγετε τα συγκεκριμένα δεδομένα ραντεβού στις γραμμές κάτω από αυτές τις επικεφαλίδες ή αντιγράψτε τα από έναν άλλο πίνακα.

4. Επισημάνετε τη λίστα ραντεβού σας από το πρώτο κελί στο τελευταίο που χρησιμοποιήθηκε.

5. Εισαγάγετε οποιοδήποτε όνομα στο πεδίο Όνομα, για παράδειγμα "Ραντεβού" (ξανά χωρίς εισαγωγικά). Το πεδίο ονόματος βρίσκεται στα αριστερά της γραμμής επεξεργασίας, όπως φαίνεται στο παρακάτω σχήμα:

   

6. Επιβεβαιώστε την καταχώριση του ονόματος με το πλήκτρο Enter.

7. Στο τελευταίο βήμα, αποθηκεύστε το βιβλίο εργασίας και κλείστε το Microsoft Excel. Στη συνέχεια, ανοίξτε το Microsoft Outlook.

Εισαγωγή καταχωρήσεων ημερολογίου στο Microsoft Outlook

Η εισαγωγή καταχωρήσεων ημερολογίου από το Microsoft Excel είναι παρόμοια με την τρέχουσα έκδοση του Microsoft Outlook. Σε αντίθεση με το Outlook 365, οι παλαιότερες εκδόσεις του Outlook έχουν την επιλογή να διαβάζουν απευθείας σε ένα αρχείο Excel. Το ενδιάμεσο βήμα μέσω του αρχείου CSV δεν είναι απαραίτητο. Τα δεδομένα μπορούν να διαβαστούν ως εξής:

1. Στο πρώτο βήμα, ενεργοποιήστε το ημερολόγιο της επιλογής σας.

2. Καλέστε την εντολή ΕΙΣΑΓΩΓΗ / ΕΞΑΓΩΓΗ στο μενού ΑΡΧΕΙΟ. Στον οδηγό εισαγωγής / εξαγωγής, επιλέξτε την καταχώριση ΕΙΣΑΓΩΓΗ ΑΠΟ ΑΛΛΑΓΗ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΩΝ OR ΑΡΧΕΙΩΝ και κάντε κλικ στο κουμπί ΕΠΟΜΕΝΟ.

3. Στο επόμενο παράθυρο επιλέξτε MICROSOFT-EXCEL και κάντε κλικ στο ΕΠΟΜΕΝΟ.

4. Στο παράθυρο ΑΡΧΕΙΟ ΕΙΣΑΓΩΓΗΣ κάντε κλικ στο BROWSE και επιλέξτε το αρχείο ραντεβού.

5. Στις επιλογές αποφασίζετε εάν οι υπάρχουσες καταχωρήσεις θα πρέπει να αντικατασταθούν από τα εισαγόμενα στοιχεία, εάν θα πρέπει να εισαχθούν διπλές συναντήσεις ή εάν δεν πρέπει να εισαχθούν διπλότυπα.

6. Αφού κάνετε κλικ στο ΕΠΟΜΕΝΟ, μπορείτε να επιλέξετε το ημερολόγιό σας ως φάκελο προορισμού. Στο επόμενο και τελευταίο βήμα, θα ερωτηθείτε εάν πρέπει να εισαχθούν τα ραντεβού που καθορίζονται ως εύρος. Αφού κάνετε κλικ στο ΤΕΛΟΣ, τα ραντεβού θα προστεθούν στο ημερολόγιο.

Συμπέρασμα: Είναι εύκολο να εισαγάγετε δεδομένα από το Excel στο Outlook

Αντί να εισάγετε ραντεβού από το Excel με το χέρι στο Microsoft Outlook, οι καταχωρήσεις ημερολογίου μπορούν να εξαχθούν και να εισαχθούν αυτόματα σε λίγα μόνο βήματα.

Σε παλαιότερες εκδόσεις του Office είναι δυνατή η εισαγωγή αρχείων Excel απευθείας στο Outlook. Στις τρέχουσες εκδόσεις, η εισαγωγή είναι δυνατή μόνο μέσω αρχείου CSV διαχωρισμένου με κόμματα. Ο οδηγός εισαγωγής του Microsoft Outlook καθοδηγεί τους χρήστες κατά τη διαδικασία εισαγωγής. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να ενσωματώσετε αυτόματα ένα ή περισσότερα ραντεβού στο ημερολόγιό σας στο Microsoft Outlook μέσα σε λίγα λεπτά ή, εναλλακτικά, να χρησιμοποιήσετε ένα ομαδικό ημερολόγιο.

Συχνές ερωτήσεις

Ποια είναι η διαφορά μεταξύ ενός αρχείου CSV και ενός αρχείου Excel;

Τα αρχεία Excel αντιπροσωπεύουν τη συγκεκριμένη μορφή Excel και μπορούν να διαβαστούν από το Microsoft Excel και άλλα συμβατά προγράμματα. Το CSV σημαίνει τιμές διαχωρισμένες με κόμμα και ορίζει επίσης μια μορφή αρχείου στην οποία τα δεδομένα διαχωρίζονται με κόμματα ή ερωτηματικά. Η επέκταση του ονόματος αρχείου είναι .csv. Τα αρχεία CSV χαρακτηρίζονται από τον υψηλό βαθμό συμβατότητάς τους και για το λόγο αυτό μπορούν να χρησιμοποιηθούν μεταξύ διαφορετικών προγραμμάτων υπολογιστών και λειτουργικών συστημάτων.

Ποιες λειτουργίες έχει ο οδηγός εισαγωγής στο Microsoft Outlook;

Το Microsoft Outlook έχει σχεδιαστεί για την επεξεργασία και την εισαγωγή διαφορετικών μορφών αρχείων. Το Outlook διαθέτει βοηθό εισαγωγής / εξαγωγής για αυτήν τη λειτουργία. Μεταξύ άλλων, αυτό απλοποιεί την εισαγωγή αρχείων CSV ή αρχείων VCF από άλλα προγράμματα ή λειτουργικά συστήματα. Ο οδηγός καθοδηγεί αυτόματα τους χρήστες μέσω ενός ερωτήματος και στη συνέχεια εισάγει ή εξάγει τις απαιτούμενες πληροφορίες.